オフィスワークにおいて、今やパソコンを業務に使うことは当たり前のことです。営業、経理、人事など求められるPCスキルは職種によって様々ですが、50代の大人になってからPCに触るようになった世代でも一通りのビジネスソフトの使用、タイピングはできなければ仕事になりません。
業務において重要なのは、ワードやエクセル、パワーポイントで作ったファイルの管理方法になります。自分一人で仕事をしている分には、自分で分かればそれでいいのですが、部署などの単位で共有して仕事を進める上では、きちんとルール化しなければなりません。ファイル名・フォルダ名を共通のルールで管理したとしても、中身を開くまで分からないということはよくあるのではないでしょうか。例えば、同じファイル名で日付が違うだけで、中身がどうなっているのかなどは開かなければなりません。ありがちなのが、何度も提案書や見積もりを出し直しした結果、いつのどの時に何を提案してたかなど内容まで分からないということです。こうなってくるとフォルダの名称を変えて別管理する以外に方法はないのかと思いますが、こうなってくるととにかく文書管理が煩雑になってきて、目的のものを探すまでにものすごく時間がかかってくることもあり得ます。
このように、しっかりとルール化された文書管理方法でもシステム的に改善には限界があります。そこで、よりよい文書データを管理する方法として有益なのが文書管理システムの導入です。例えば、ダイキン工業が提供するワークフロー機能を備えた帳票型の文書管理ソリューションならば、電子帳票をインターフェースとして文書の登録や承認・参照までが行えます。帳票上に開示範囲や案件情報などの管理項目を設定することが出来るので文書管理がより便利になるはずです。