会社全体の従業員全ての勤怠管理を行うのも、人事・総務の大切な役割です。労働基準法に定められた労働条件を守る義務を徹底しなければなりません。過労や超過分の賃金の未払いなど、勤怠管理に問題が起きれば労働基準監督署から是正勧告を受けたり、従業員とのトラブルにつながることも考えられます。一般的に行われる勤怠管理をまとめてみました。
1.タイムカード
個人ごとに勤怠の時間を記録する用紙が配られ、出勤時や退勤時にタイムレコーダーに通す勤怠管理方法です。毎日の勤怠管理側の手間を省くことができます。機種によっては勤務時間の自動計算も可能ですが、大抵は人力で集計を行う必要の方が高いです。
2.エクセル表
専用のテンプレートを使って個人ごとに勤怠入力を行います。エクセルは数式を使うことができるので、大人数の従業員の勤怠を集計しやすいです。この点がタイムカードよりも優れています。問題点としては個々の入力の際に、不正行為を行われる危険性があることです。
3.出勤簿
ペンと紙の出勤簿があれば簡単に始められる、古くからある一番シンプルな勤怠管理方法です。出勤簿はコストを抑えながら勤怠管理ができる点で、多くの場所で利用できます。集会や管理は全て人力で行うので、労力と時間を要し、ミスに繋がりやすい点があります。
4.勤怠管理システム
システム上で勤怠管理を行う方法で、近年多くの企業で導入が増えています。紙を使用しないコスト削減や、出勤・退勤・休暇などの不正防止、給与計算システムとの連携でぐっと計算が楽になったりと、会社規模の拡大にも対応できるほど使い勝手が良いです。「レコル」という勤怠管理システムはこれらの機能をまとめて凝縮し、シンプルで使いやすい直感的な操作ができる勤怠管理システムとして誰でも利用が簡単なのでおすすめです。
それぞれの特徴やメリットデメリットを比較して、勤怠管理方法を決めてみてください。